ほんの少しではありましたが、
活用事例や製品の特長に触れたところで、
皆さんの活動にデジタルを活用できないか、
その可能性を考えてみましょう。
私が想定した活用シーンは、３つです。
１つ目は、すでに利用している方も多いと思いますが、オンライン会議、オンラインセミナーへの参加方法を確認してみました。
2つ目は、
「報告・連絡・相談にデジタルを活用してみる」と題して、チーム内のホウ・レン・ソウにコミュニケーションツールが活用できないか、
また、新しいつながり手段としても、その可能性を考えてみました。
３つ目は、「”安心安全な業務”にデジタルを活用してみる」と題して、皆さんの毎月の業務である「活動記録」のデジタル化をご提案しています。
まずは1つ目のオンライン会議やオンラインセミナーについては、皆さんも参加する機会が増えたのではないでしょうか。
県や市町村との会議、大規模な研修会や遠方からの参加を伴うイベントは、ハイブリッド型での開催が増えました。
ハイブリッド型とは、会場への集客・集合に加えて、オンラインでも参加できる、二刀流の開催方式のことです。
集客・集合方式のイベントは、人が集まる・対面できる多くのメリットがある反面、移動にかかる時間や経費、交通事故や感染リスク、といったデメリットもあり、オンラインを歓迎する参加者も増えてきました。
また、YouTubeのような動画配信サービスを利用したオンラインセミナーも盛んに開催されています。
資格取得や個人のスキルアップにつながる動画、趣味趣向に役立つ動画など、
ネット環境と端末があれば手軽に動画が視聴できるようになり、動画配信サービスは、ごく日常的なものとなりました。
改めて、オンライン会議やオンラインセミナーへの参加手順を確認してみました。
すでに体験済みの方、利用済みの方は、さらりとみていただき、これから利用の可能性がある、参加してみたいとお考えの方は、手順やチェックポイントを確認いただければと思います。
スライドの手順は、参加者としてのものですが、会議を開催してみようとお考えの方は、別途ご相談ください。
自然災害や感染症の流行など、「出かけられない、集まれない」は、なくなりそうにありません。
そんな時への備えとして、オンラインがあってよかったなあとしみじみ感じているところです。
２つ目の検討テーマは、「“報告・連絡・相談”にデジタルを活用してみる」です。
すでにLINEのグループトークを使っている方々もいらっしゃるかもしれませんが、
複数のメンバーで同一の事案に対応している時や、行政機関や専門職とも連携している時には、LINEやLINE Worksといったコミュニケーションツールがその強みを発揮します。
コロナ感染者の発生を想定して、職場内の緊急連絡網にLINE Worksを導入した介護施設は少なくありません。
電話を使った連絡網に比べて、スピードや正確性をもたらしてくれるデジタルツール。
普及するのは、当然の流れかもしれません。
一方、“ひとと人とのつながりづくり”という、福祉の面でも強みを発揮してくれるのがコミュニケーションツールです。
「民生委員児童委員がLINEで見守り！」というネットニュースを目にしました。神戸市の社会福祉協議会が2020年に公表したもので、ウィズコロナの見守り活動にLINEを活用しているとのことでした。
また、各地の社会福祉協議会がSNSの公式アカウントを開設したことで、子育て相談や生活支援の相談が増えたとの事例もあります。
対面や電話に比べて、冷たい印象のデジタルツールですが、新しい出会いが生まれるかもしれません。
若い世帯や子供たちとつながる、もう一つのチャンネルとして、デジタルが有効である。このことは、多くのひとが認識しているところではないでしょうか。
住民の皆さんへの情報伝達を考えてみました。
スライドの左側は、市報や回覧板の現状になります。
ものを人が人に届ける伝達方法は同じで、役員さんの負担や、回覧にかかる時間が問題にあげられます。
デジタルを活用したケースが、スライドの右側となります。
L住民の皆さんがLINE Worksのグループに参加できれば、回覧版の回覧は一瞬で終了します。
「みている、みていない」を把握できたり、
みたひとから意見が寄せられたり、
今まで以上のコミュニケーションに、期待が膨らみます。
３つめの活用シーンとして、皆さんの毎月の業務である「活動記録」のデジタル化を考えてみました。
「活動記録」の現在の運用方法は、スライドのとおり、３種類ではないでしょうか。
一つ目は、従来通り、手書きでの運用
二つ目は、エクセル等の表計算ソフトを利用して活動記録を作成し、プリントアウトしたものを提出する運用
三つ目は、班長さんや地区会長さんも含めて、活動記録を、データファイルでやり取りしている運用。
３つ目の「デジタルフル活用」も増えているのではないでしょうか。
インターネットを活用した運用の一例が、こちらのスライドです。
現状との大きな違いは、２点。
1点目は、月１回の記録整理ではなく、「日報」という形式で随時、データを入力するという点
２点目は、紙の運用を極力なくすという点です。
月報や集計表は、システムが自動更新します。
皆さんのデータは、インターネット上で集中管理され、委員個人がデータをもつことはありません。
スライドの右下に、「デジタル活用による効果」を３点あげました。
一つ目は、瞬時の情報共有による的確な判断と行動です。
月１回の運用とは違い、「日報」というカタチで随時情報の見える化が行われるため、チームメンバーや地区会長さんによる適正な判断、そのことによるスピーディーな対処につながります。
二つ目は、情報セキュリティの強化です。
活動記録は、個人を特定できる情報、いわゆる「個人情報」に該当する記載が少なくありません。
委員それぞれが、活動記録の原本やデータを管理するとなれば、委員それぞれの「情報セキュリティ対策」が必要となります。
情報漏洩などのトラブルが発生した場合、その責任が委員個人にも及んでしまいます。
インターネットの各種サービスは、情報セキュリティの面でも、進歩を続けています。
データの集中管理は、高いレベルの機密性を保証するものです。
「情報セキュリティへの意識は、個人や組織を守ります。」
そんな一面にも目を向けて、デジタル活用をご検討いただければと思います。
３つめにあげた「ペーパーレス」は、環境にやさしい取組みです。輸送や人の移動も減ります。
２～３０年前から叫ばれている「ペーパーレス」ですが、カーボンニュートラルを目標にした今まさに、実行段階に入りました。
デジタル活用による効果を３点、ご説明しましたが、
業務の効率や正確性が向上するのはもちろん、
さまざまな局面で、安心安全をもたらしてくれる効果にも着目してみてください。